¡Reunionitis! recomendaciones para reuniones de calidad e impacto
⚠️Reunionitis
Recomendaciones para tener reuniones de calidad e impacto en tus metas
📣Antes
✔️define el objetivo que buscas cumplir
✔️Primero pregúntate si es necesaria una reunión, o puede resolverse con una llamada o un correo.
✔️Define en base a la criticidad que formato debes usar: virtual, presencial, mixto.
✔️Define quien moderará la reunión y la enfocará en el objetivo respetando el tiempo establecido
✔️Invita con anticipación a la reunión. Y uno o dos dias antes puedes enviar un recordatorio resaltando si es virtual, presencial o mixta y la hora exacta y si hay tolerancia o no.
✔️Envía la convocatoria con el objetivo/tema central de la reunión y los puntos a tratar
✔️Ideal que envíes previamente la presentación que se verá en la reunión, así van al grano y se aprovecta el tiempo.
✔️Incluye sustento,
Indicadores, evidencias del punto a tocar.
✔️Asegúrate contar con los recursos necesarios, ya sea virtual, presencial o mixta.
📣Durante
✔️Aclara el objetivo de la reunión al inicio
✔️Resalta las reglas de convivencia de la reunión
✔️Si es necesario (virtual o presencial ) puedes grabarla y luego compartirla, para hacerlo debes de dar aviso previo a los participantes y asegurar que están de acuerdo.
✔️Una persona debe tomar nota de los acuerdos y puntos relevantes que se tocaron. Con responsables y tiempos.
✔️Si es necesario usar alguna técnica de rompehielos cuando la gente no se conoce.
✔️No permitas que se pase el tiempo de la reunión. 10 minutos antes del final de la hora pactada quien modera debe dar aviso para llegar a conclusiones y si es necesario vuelve a agendar otra reunión.
✔️No pierdas el foco del tema central no mezcles los temas o permitas irse por las ramas. Quien modera debe estar atenta/o.
✔️No permitas que una persona acapare la reunión, invita a que todas las personas participen.
📣Después
✔️Enviar un mensaje corto y conciso con los puntos de acuerdo o los pendientes
✔️Haz seguimiento y si hay una siguiente reunión empieza revisando esta comunicación para enfocarse.
👉Bonus track
✔️Nunca agendar una reunión fuera del horario de oficina a no ser que sea del comité de crisis de la empresa
✔️No invitar a muchas personas de manera innecesaria, dificulta la interacción.
✔️Si te invitan a una reunión donde tu presencia no es necesario o el objetivo no es claro, debes decirlo con claridad para corregir a tiempo.
Espero te sirvan estas pautas para evitar la “reunionitis aguda”, si tienes otras recomendaciones te escucho.
Por un liderazgo humano
Rossina Castagnola
